Регистрация

Как малые переговорные меняют облик современных офисов

8 сентября 2016 1043 0

За прошедшее десятилетие корпоративная культура сильно изменилась. Традиционные сотрудники «с девяти до шести» всё чаще уступают место более мобильной и гибкой рабочей силе, и в то же время наращивает обороты переход к офисам открытого типа. Последние разработки в области объединённых коммуникаций и глобальный экономический спад ускорили эту трансформацию, что подтолкнуло множество компаний к созданию управляемых многоцелевых переговорных пространств в офисах типа open space.
С одной стороны открытая планировка офиса помогает удовлетворить меняющиеся потребности персонала, но также приводит к шуму и сбоям рабочих процессов. Это порождает потребность в новых пространствах для совместной работы, где сотрудники всегда смогут в спокойной обстановке провести незапланированную встречу. Сейчас на первый план выходит растущий тренд перехода от традиционных залов для совещаний к небольшим переговорным комнатам аквариумного типа (так называемым «huddle rooms») с широкими возможностями сетевого подключения. В некоторых западных компаниях они также называются «breakout rooms» (комнатами для побега) и обычно используются малыми группами от двух до четырёх человек.
«Мы видим, как растёт число компаний, которые создают небольшие многофункциональные пространства, стремясь избежать непомерно высоких расходов на обслуживание большой ИТ-инфраструктуры, — говорит Марко Ланди, президент компании Polycom в странах Европы, Ближнего Востока и Африки (регион EMEA). — Переход к мини-переговорным позволяет пользоваться ими всем желающим. Организаторам собраний больше не приходится заносить встречи в общее расписание или обращаться за помощью в ИТ-службу; теперь они могут просто зайти в комнату и начать совещание».

Хотя определение малой переговорной комнаты может быть довольно широким, в сущности, это пространство представляет собой небольшое помещение, предназначенное для неформальных обсуждений, презентаций, поиска творческих идей, обмена мнениями с сотрудниками, работающими удаленно, и множества других видов совместной работы. По данным Wainhouse Research, по всему миру насчитывается около 50 миллионов мини-переговорных комнат. Это значит, что, по сути, каждая компания может извлечь выгоду из потенциала таких пространств.
Идея мини-переговорных далеко не нова, однако лишь в последние годы компании начали использовать возможности, открывающиеся на этом малоосвоенном направлении. Чтобы оправдать установку дорогостоящей аудио и видеоаппаратуры в большом помещении для совещаний, компании обычно использовали его в качестве основной площадки для всех видов встреч. Однако можно ожидать, что в скором будущем подход претерпит существенные изменения.
«В течение следующего десятилетия мы увидим на рынке решений для совместной работы качественно новый уровень гибкости, удобства пользовательского интерфейса и простоты применения в сочетании с намного более низкими ценами. До недавнего времени компании нередко платили десятки тысяч фунтов стерлингов за системы конференц-связи, на установку которых уходил не один день. Современные технологические решения проще внедрить, и мы получаем всё больше запросов на оснащение малых переговорных пространств готовыми к использованию компактными устройствами», — говорит Марко Ланди.

Помешанное на высоких технологиях поколение миллениалов хочет иметь под рукой самые современные и эффективные устройства. По данным Wainhouse Research, 55% офисных служащих требуют больше видеорешений, доступных с рабочего места, а 75% запрашивают больше мобильных решений. Малые переговорные комнаты, оснащённые инновационными устройствами и технологиями видеоконференцсвязи, в состоянии удовлетворить этот запрос, решая проблему налаживания коммуникации между офисным персоналом и сотрудниками, работающими удаленно.

«У меня есть двое детей поколения Y, и они не расстаются с ноутбуком, продолжая работать в любом удобном для них месте, будь то диван в гостиной или сад. Что интересно, 90% людей в возрасте от 15 до 35 лет отмечают, что для них важна гибкая модель работы. Такие изменения условий труда делают мини-переговорные комнаты насущной необходимостью», — говорит Ланди.

Однако не только поколение двухтысячных извлекает выгоду из этой недавно обретённой свободы перемещения. «Мне 55 лет, и для работы мне не нужно место в офисе или стол. Я путешествую каждую неделю, поэтому я знаю по личному опыту, что работать можно в зале ожидания, кафе аэропорта, поезде и такси. Мне больше не надо ехать в офис, чтобы принимать участие во встречах с сотрудниками», — добавляет Марко.

Оборудование, которое превращает любое, даже самое тесное помещение в переговорное пространство, меняет старый подход к ведению бизнеса. В ответ на набирающий обороты тренд на рынке появляются специализированные устройства для совместной работы, такие как Polycom RealPresence Trio и Polycom RealPresence Centro. В число самых современных разработок в этой области входит технология Acoustic Beam, которая путём анализа сигнала с микрофонов выделяет речь спикера во время сеансов конференц-связи, распознавая и уменьшая нежелательные фоновые шумы.

Polycom уже долгое время остаётся в авангарде разработки инновационных решений для видеоконференцсвязи. Почему же компания видит столь большие перспективы именно в сегменте малых переговорных комнат? «Старый подход, когда бизнес общение происходит преимущественно посредством телефонной связи, постепенно отмирает. В будущем совместная работа будет охватывать взаимодействие как по аудиоканалу, так и посредством видео, мгновенных сообщений, онлайн-трансляций и обмена контентом. Все эти инструменты делают общение более удобным, а стиль работы — намного более открытым», — говорит Ланди.

Малые переговорные легко создать с помощью новых устройств для совместной работы, таких как Polycom RealPresence Trio. Этот интеллектуальный центр деловых коммуникаций разработанспециально для того, чтобы в переговорных комнатах можно было за считанные секунды обмениваться изображениями, видео, презентациями и другим контентом.

Новейшие инновационные разработки способствуют более широкому распространению видеокоммуникаций, позволяя создавать небольшие переговорные пространства даже в крупных помещениях и офисах открытого типа. Благодаря четырём мультимедийным экранам и центральной камере с углом обзора 360° решение Polycom RealPresence Centro позволяет участникам встречи совместно работать в максимально естественном стиле и собираться вокруг устройства, а не смотреть на один далёкий экран. Так RealPresence Centro позволяет создать не просто переговорную комнату, а целое переговорное пространство практически в любой точке офиса.

У  малых переговорных комнат могут быть отличные перспективы, но технофобам нужны убедительные доказательства того, что эти пространства могут стать средой для эффективной совместной работы.

Ланди соглашается: «Сложность эксплуатации всегда отталкивает людей. Если пользователи не посчитают эти комнаты или технологии простыми в применении, они просто будут использовать традиционное пространство для совещаний. Критически важно, чтобы технология совместной работы не требовала обучения сотрудников, была интуитивно понятной и с "защитой от дурака". В то же время технология должна быть доступной». Если оснащение переговорной аквариумного типа потребует столько же или больше денег, чем обустройство зала совещаний, никто на это не пойдёт.

Какой бы ни была причина растущего интереса к малым переговорным комнатам, выделенные зоны для совещаний будут пользоваться наибольшей популярностью в офисах с открытой планировкой или используемых несколькими арендаторами. Таких офисов становится все больше, но при этом согласно исследованию Jabra, 46% сотрудников считают шум главным отвлекающим фактором в работе из офиса. Потенциал малых переговорных комнат будет полностью реализован, когда высокие технологии будут применяться для организации совместной работы, повышения производительности и создания динамичной рабочей среды.

 

Нажимая на кнопку "Подписаться", Вы соглашаетесь с условиями Политики в отношении обработки персональных данных и даете согласие на обработку персональных данных