Регистрация
Отчет Партнеры

23 октября 2007


Заседание 23.10

24 октября 2007 448 0

Электронный документооборот. Отчет о заседании клуба 23.10.

23 октября состоялось очередное заседание московского клуба CIO, посвященное вопросам электронного документооборота. 

Как обычно, открыл его руководитель московского клуба Алексей Кравченко, который рассказал о последних новостях и событиях. Главное из них – завершился конгресс «Подмосковные вечера». 

"Он прошел успешно, честно говоря, был только один отрицательный отзыв от представителей компании Oracle, которые были разочарованы тем, что в работе секции по обеспечению безопасности приняло участие всего три человека. 
В конгрессе приняло участие 242 человека, более 20 компаний выступили партнерами мероприятия. Среди них мне хотелось бы отметить корпорацию Microsoft, отношения с которой у нас развиваются очень удачно. На нашем сайте опубликован отчет и фотоотчет о мероприятии, там есть отзывы участников конгресса, и члены клуба могут оставлять и свои отзывы. В ближайшее время будут опубликованы интересные материалы. Большой интерес к мероприятию проявили наши коллеги из журнала CIO.
Поскольку со временем мероприятий у нас будет все больше и больше, а общение с нанимаемыми агентствами доставляет много отрицательных эмоций, мы решили создать собственную небольшую структуру, которая будет заниматься организацией и проведением всех мероприятий клуба. 
Феликс КарасевЭту структуру возглавил Феликс Карасев, именно под его руководством будет готовиться празднование пятилетия клуба 30 ноября. 

Кроме того, сегодня у нас присутствует новый главный редактор журнала «ИТ-менеджер» издательского дома «Файнстрит» Геннадий Рудерман, у него очень интересная новая концепция издания, которая, на мой взгляд, очень близка идеям нашего клуба."

Геннадий Рудерман, новый главный редактор IT-ManagerГеннадий Рудерман сказал, что по его мнению, на российском рынке технической прессы есть очень много хороших специальных технических журналов и очень не хватает деловых изданий. Именно в этом направлении он намерен развивать журнал «ИТ-менеджер». И сразу же просит членов клуба о помощи, поскольку самое главное в журнале – это информация из первых рук, которую могут предоставить CIO. 
 
Далее Алексей Кравченко еще раз обратил на измененный дизайн сайта и попросил активнее высказывать свое мнение и делать замечания. В самое ближайшее время на сайте можно будет публиковать новости и статьи, и делать это смогут все члены клуба по желанию, как в открытой, так и в закрытой части сайта. На все материалы можно (и нужно!) будет давать комментарии. А. Кравченко еще обратил внимание, что все члены клуба могут размещать на сайте баннеры своих компаний.

Г-н Кравченко привел несколько интересных примеров того, как компании, разочаровавшиеся в том, как им внедряют информационные системы, обращаются в Клуб CIO за помощью для проведения технической и юридической экспертизы проекта. В скором времени до всех членов клуба будет доведена информация о проекте в компании "Формула Безопасности". 
 

Первый доклад «Документооборот как упорядочение и автоматизация хаоса» (скачать файл с описанием) сделал Георгий Францкевич, ИТ-Директор, компания Beepack. 

Георгий Францкевич"Мой довольно большой опыт общения с документооборотом показал, что автоматизация документооборота больше всего похожа на автоматизацию хаоса. В обычном документообороте есть две наиболее популярные его разновидности. Первая – это когда все очень долго делается на бумаге, а вторая, когда ничего не автоматизировано и все происходит хаотично. Мне довелось участвовать в двух проектах автоматизации документооборота. Первый был в компании «ИНКОМ-авто», там все началось с автоматизации отслеживания поручений клиента. Заказчиком процесса был помощник президента компании. 

Тогда мы пытались автоматизировать все процессы, связанные с документооборотом, и для части из них нам это сделать удалось. В первую очередь это касалось согласования договоров, тогда в компании была достаточно непростая и длительная процедура и нам удалось ее существенно убыстрить. Далее, это были заявки на отпуск, различные согласования, техническая документация и многое другое. Следующий проект был реализован в компании, где я работаю сейчас. Заказчиком стал отдел продаж, который у нас достаточно серьезно автоматизирован.
Как выбиралась система документооборота? Я познакомился с довольно большим количество СЭД и главными критериями выбора у меня были такие: максимальная скорость разработки, установки и обязательное использование электронной почты. Была выбрана система pdocs, не слишком у нас распространенная. Мне понравилось, что она полностью реализована на XML, VBA и ASP. Она быстро компилировалась, кроме того мне понравились в ней сложные ветвящиеся бизнес-процессы с условными переходами и т.п. Ни в одной из других систем документооборота таких возможностей не было. 

Этой системой мы пользуемся и до сих пор. Хочу отметить, что в процессе внедрения мы постоянно спрашивали у наших сотрудников, какие бизнес-процессы они хотели бы автоматизировать, и стремились максимально полно удовлетворить их запросы."

На вопрос о длительности реализации проекта, докладчик ответил, что это заняло у них полтора-два месяца. Что касается типа локализации системы, Георгий отметил, что она развернута на отдельном сервере в центральном офисе и реализована, как Интернет-сайт, к которому есть доступ изо всех салонов. Также докладчику был задан вопрос, каким образом обеспечивается защита документа от изменения. Георгий рассказал, что есть различные градации уровней доступа к документам, авторизация – логин/пароль, а кроме, того есть и электронная подпись.
Доклад вызвал большой интерес и собравшиеся задали много вопросов о различных деталях внедренной системы документооборота.

Михаил ЖурютинМихаил Журютин, Технический Директор, компания Инком-Недвижимость, рассказал о реализации документооборота в его компании на MS Dynamix Ax. Основным преимуществом системы, представленной Михаилом, является то, что она представляет готовый для внедрения продукт в других компаниях. Присутствующие отметили потрясающее удобстов интерфейсов системы, ориентированные на удобство обычных пользователей.

Скачать презентацию.

С краткой оценкой решения выступила эксперт компании "Аксон-консалтинг" Орлова Надежда (Скачать презентациию ).

Владислав БоркусДалее с докладом "Заказчик и системы документооборота: методы и практика выбора" выступил Владислав Боркус, (СКАЧАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИЮ, pdf) директор исследовательско-консалтинговой группы КОННАСИ. Начал он с того, что расшифровал название своей компании, оказалось, что это слегка переделанная аббревиатура слов «консалтинг, аналитика, системные исследования». 

"Идея о внедрении электронного документооборота достаточно естественна. Гораздо сложнее сделать выбор, какую систему внедрять. У заказчиков при взгляде на рынок СЭД просто разбегаются глаза, и их можно понять. На нем действуют около 30 производителей, большинство – российские, причем каждый с уверенностью заявляет о превосходстве собственных продуктов. Есть и западные игроки, которые тоже предлагают свои решения. Далеко не всегда понятно, чем российские системы отличаются от западных. При более подробном рассмотрении оказывается, что на рынке есть 5-7 лидеров. Рынок, кстати, не очень большой: по оценке Cnews объем этого рынка составляет около 150 млн. долл., а по нашему мнению – раза в два меньше.

Системы очень сильно отличаются друг от друга, достаточно много систем, которые можно назвать одноразовыми. Суть этого названия в том, что создавались они под какого-то одного заказчика, а потом их начали тиражировать. Есть много специализированных систем, ориентированных на конкретные вертикальные рынки, например, на муниципальный или банковский. Многие системы предлагают только часть функционала. Все системы различаются и по техническим характеристикам, о чем было много вопросов задано предыдущему докладчику. Здесь очень важный вопрос – масштабируемость. Еще надо помнить о том, что дороговизна системы отнюдь не гарантирует успешность проекта.

На наш взгляд для выбора системы лучше использовать формальные методики: в списке вопросов надо поставить галочки и выбирать систему в соответствии с их набором.
Чтобы сравнить системы, надо все требования привести к такому виду, который позволит это сравнение провести. Сделать это непросто, потому что все системы различны. Мы предлагаем набор шагов, который стоит делать при реализации подобных проектов. Начать нужно с определения СЭД, поскольку, может быть, предприятию нужна не СЭД, а нечто совсем другое. При проведении тендера нельзя забывать о том, что способность подрядчика выполнить проект в срок и уложиться в бюджет, а также сами эти сроки и бюджет бывают гораздо более важными требованиями, чем функциональность проекта.

Итак: чем СЭД может помочь организации, и где граница СЭД и «не СЭД»? Первые три пункта – это работа с документами и файлами, ориентируемый поиск и коллективный доступ – это вещи понятные. Часто из виду упускается то, что СЭД направлена на формализацию управления организацией. Существует несколько методов управления, которые поддерживает СЭД: директивное – когда выдаются указания, а потом они расписываются на производные указания, дальше каждый «солдат»  идет выполнять поставленную перед ним задачу, которая вытекает из общего плана операции; процессное – когда многое завязано внутрь системы и сама система выдает эти указания; наконец – проектное.
Первое, что надо сделать на предприятии, это провести опрос пользователей в разных департаментах. Вы получите буквально шквал различных мнений и людских запросов. Очень важно отсеять из них все, что не имеет отношения к СЭД и выделить ключевые вещи, например, управление процессами, административное делопроизводство. ИТ-департамент всегда захочет узнать, на какой платформе все будет сделано.

Если проект инициирован руководством компании (что бывает далеко не всегда), то задачи его бывают сформулированы довольно четко. Но если идея вызрела на уровне функциональных подразделений, то его формулировка бывает невнятной.
Проблема еще и в том, что у заказчиков – один словарь, на языке которого они формулируют свои требования, а у ИТ-подразделения – другой, между ними надо искать соответствие.
Помимо функциональных требований, к системе всегда будут и другие требования, например – цена решения. Проводя анализ, всегда надо стараться установить определенный баланс между всеми показателями. Можно выделить самый важный показатель и именно по нему проводить «просеивание» рынка. Далее – детализация требований. Крупные темы подразделяются на более мелкие, а те – еще на более мелкие.

Наш опыт внедрения СЭД говорит, что для осмысленного разделения нескольких систем документооборота нужно 100-150 позиций. Чтобы оценить качество того, как эти позиции реализованы, нужно 400 позиций. А для того, чтобы разработать систему, нужны тысячи и даже десятки тысяч позиций. Таким образом, разрабатывая систему на заказ, вы рискуете тем, что ваши требования будут удовлетворены не полностью, и систему придется переделывать.
Как же сократить процесс выбора? Полное безумие - сравнивать 30 систем по 400 критериям. Надо выбрать один главный критерий и по нему отобрать из имеющихся 30 систем – три-пять. Лично я советую брать ту систему, которая уже где-то внедрялась - это означает, что все очевидные ошибки в ней уже были исправлены. Бывают и такие аспекты, как степень канцелярии в системе – в некоторых организациях есть требование заполнять большое количество бумаг, а в других – можно обойтись без этого. Учитывайте принятые у вас требования. Если у вас есть ограничение по деньгам, то оно также отсекает сразу несколько систем.
Еще хотелось бы подчеркнуть, что если вы работаете в большом холдинге, то СЭД должна быть универсальна и стандартно внедрена во всех предприятиях холдинга."

Владимир КиваСледующий докладчик Владимир Кива, генеральный директор, компания "Ангел" озаглавил свое сообщение «Базовый документооборот - quick wins». Он начал с того, что сказал, что путь выбора СЭД, предложенный Боркусом, кажется ему слишком сложным, и к такому выбору надо подходить более просто и начинать с более простой системы. 

"Расскажу о том, как я для себя классифицирую задачи, стоящие перед системами автоматизации документооборота. Мне кажется здесь можно выделить два своеобразных полюса. Первый – это активность, присущая менеджерам. Она трудно упорядочивается и трудно укладывается в рамки тех или иных бизнес процессов. Управленец обычно генерирует новые задачи и новые процессы, новые проекты и новые задания, которые не укладываются в бизнес-процессы. Как только какой-то процесс устоялся, и управленческая активность в нем минимизирована, он приобретает очертания и укладывается в алгоритмы – это второй полюс. Между этими полюсами и располагается СЭД, она может быть ближе к одному или другому. Я хочу сейчас поговорить о системе, которая расположена у первого полюса.

Задачи, которые стоят передо мной, как управленцем – это скорее локальные задачи, которые сводятся к принятию решений и выдаче заданий, а также последующему контролю выполнения этих заданий, к проведению совещаний и составлению протоколов. В компании «Интегрированные системы безопасности «Ангел», которую я сейчас возглавляю, внедрена СЭД, которую я не буду рекламировать, а просто расскажу о том, какие задачи я решал путем ее внедрения.
Прежде всего, это упорядочение заданий. У нас сейчас работают 15 сотрудников в офисе, представляющие два уровня управления – топ-менеджеры и их подчиненные. Каждое поручение, которое я выдаю, фиксируется в системе, это сразу гарантирует, что оно не пропадет. Для каждого поручения можно установить время исполнения и контрольную точку. В системе есть блок проектов, где зафиксированы все проекты, которые ведет компания. Сотрудники, работающие над проектами, фиксируют все свои контакты в системе, а также основное содержание переговоров – бюджет, коммерческое предложение и т.п. Для меня очень важна возможность контроля заданий и обмена сообщениями в системе.

В качестве примера могу привести мини-проект – согласование списка участников того или иного тренинга. Я определяю тему тренинга, предполагаемый список участников и рассылаю руководителям подразделений соответствующее сообщение на проверку. Идеология системы интересна тем, что сама по себе она не является средой передачи сообщений, получившее сообщение могут редактировать его. Кроме того, я могу легко отследить - было ли прочитано мое сообщение.

Я считаю, что при внедрении систем документооборота, которые не относятся к формализуемым бизнес-процесса, прежде всего, важна возможность выдачи заданий, назначение точек контроля и протоколирование обсуждений. Протокол можно практически автоматически превратить в задание для исполнителя. 

Когда я работал в «Перекрестке» директором по информационным технологиям, мне приходилось принимать участие в работе 5-6 рабочих групп, причем каждая из них вела собственные протоколы, и понять, какие задания и поручения выданы лично мне, становилось отдельной и непростой задачей. Именно поэтому я считаю очень полезным и важным делом возможность превращения протокола в задание. Не менее важна и организация контрольных точек.
Главная задача СЭД – это разбиение хаоса на небольшие управляемые кусочки. Хаос постепенно становится управляемым. Путем вычленения элементарных операций из хаоса возникает определенная структура, которую можно развивать и оптимизировать.

На мой взгляд, любые сложные управляющие цепочки сводятся к коротким. Есть два класса систем. Первый - предназначенные для жестких процессов, особенно связанных с финансами, например, согласование заявки с платежами. С ними связан определенный бизнес-процесс. Второй – это подручные задачи управленцев. После автоматизации основных процессов появляются небольшие легкие задачи, которые также должны быть автоматизированы, но уже легкими системами. Кстати, появляется все больше таких систем в Интернете, правда, на русском языке пока нет. За очень небольшие деньги вы можете решить хотя бы некоторые из своих задач. Я думаю здесь есть прямая аналогия с почтовыми системами. Лет 10-15 назад никто и вообразить себе не мог, что можно частную переписку хранить на чужом сервере, а сегодня почтовые системы mail, yandex, google пользуются огромным авторитетом. На мой взгляд сегодня есть большой сегмент СЭД, которые должны стать публичными. Один из примеров – 37Sigma, которой можно пользоваться безо всяких лицензий и не имея в своей компании мощных серверов, а просто выплачивая небольшие деньги за аренду приложений."

Основные вопросы, задаваемые г-ну Киве, были связаны с тем, что он описал случай очень небольшого количества сотрудников – 15 человек. Для компаний с 50 и 500 сотрудников встают совершенно иные задачи и должны использоваться другие системы.
Г-н Кива отвечал, что на его прежней работе в «Перекрестке» не удалось внедрить даже систему согласования простых документов, договоров, например, или кадровых приказов. Объем требований к системе всегда так сильно разрастался, что просто не могли найти такую систему. Однажды выбрали систему (Hummingbrid) и начали ее внедрять, но за время внедрения существенно изменились требования к системе: за шесть месяцев отладки пилотного проекта сменилось три руководителя канцелярии! В конечном счете, не только система не была внедрена, но и у пользователей сформировался негативное отношение к самой идее автоматизации документооборота.

"Внедрение СЭД надо разбивать на небольшие этапы и начинать с автоматизации небольших шагов, чтобы люди буквально с первых дней реализации проекта могли бы пользоваться его плодами. Кстати, чтобы не оставлять совсем уж отрицательных эмоций о перекрестке, отмечу, что там были автоматизированы процессы согласования платежных поручений, бюджетов, некоммерческих платежей."

Далее Михаил Козлов (скачать презентацию .pdf) - компания Microsoft рассказал о продуктах и технологиях Microsoft для решения задач корпоративного документооборота. Начал он с возможностей Sharepoint.
Office SharePoint Server 2007 — это интегрированный пакет простых в использовании серверных приложений, который позволит увеличить эффективность работы организации благодаря следующим преимуществам. Эффективное управление содержимым, помогающее организациям извлечь самое ценное из информационных ресурсов. Ускорение внутренних и внешних совместных бизнес-процессов. Эффективный поиск и доступ к информации для принятия более взвешенных решений. Безопасность обмена знаниями внутри и вне пределов организации. Единая интегрированная платформа, обеспечивающая выполнение корпоративных приложений для всей организации в интрасети, экстрасети и Интернете.


Нажимая на кнопку "Подписаться", Вы соглашаетесь с условиями Политики в отношении обработки персональных данных и даете согласие на обработку персональных данных